FAQ
Nous répondons ici à de nombreuses questions identifiées concernant l'organisation d'événements.
Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?
Une agence événementielle peut vous aider à créer, améliorer et concevoir vos événements sur mesure en fonction de vos envies, votre budget, vos objectifs ainsi que vos ambitions. Bien sûr, il est possible que vous vous sentiez capables de gérer vous-même. Faisons un parallèle avec la cuisine : vous savez cuisiner, vous trouverez des bonnes recettes sur internet et des trucs et astuces dans les livres de grand-mère, mais faire appel à un cuisinier n’est pas comparable. Il va utiliser des produits avec lesquels vous n’avez pas l’habitude de cuisiner, chercher des produits locaux grâce à son réseau et va proposer une assiette belle et appétissante.
Il s’agit ici de la même comparaison. Vous pouvez aisément créer un événement par vous-même, mais une agence événementielle vous conseillera, vous proposera des idées novatrices, maîtrisera l’aspect budgétaire et apportera une plus-value à votre événement.
De même, lors de votre événement, vous n’aurez pas à vous soucier des aspects logistiques qui seront entièrement pris en charge par l’agence; et aurez tout le loisir de vous consacrer à vos invités.
En quoi et comment l’agence peut-elle m’aider ?
L’agence événementielle est à votre disposition pour vous aider à créer l’événement dont vous rêvez. Elle est à votre service pour vous conseiller sur le lieu, l’animation, la restauration, le budget, mais aussi pour coordonner le tout et chercher les meilleurs partenaires. L’agence peut créer de A à Z ou alors ne s’occuper que d’une seule partie de l’événement, en fonction de ce que vous recherchez et ce dont vous avez besoin.
Si vous n’avez besoin que de trucs et astuces, n’hésitez pas à aller fouiller parmi nos fiches événementielles (à venir).
Quelles sont les différentes prestations ?
Qu’il s’agisse de créer un événement dans son ensemble, d’installer et gérer une conférence ou une animation musicale, Mandarine & Co s’adapte à vos besoins. De l’animations simple à la soirée complète, repas, communication et animations comprises, nous nous appuyons sur les volontés de nos clients pour réaliser des événements sur mesure. Nous proposons donc des services de gestion d’événement, de coordination, de brief d’agence, etc.
Mandarine & Co propose également un large choix de matériel à louer pour vos événements via la fiche téléchargeable sur notre site.
À quel moment faire appel à une agence ?
Idéalement, le plus tôt possible afin que nous puissions, ensemble, imaginer et concevoir votre événement dans les meilleures conditions.
Combien de temps avant mon évènement dois-je faire appel à une agence ?
C’est une question à laquelle il est compliqué de répondre, car cela va dépendre du type d’évènement (public ou privé), du nombre de personnes présentes, du type d’animation choisie…
L’idéal reste le plus tôt possible, dès que vous aurez une certaine idée de ce que vous voulez. Cela vous laissera le temps de bien imaginer l’événement, de modifier ce qu’il ne vous plaît pas avec l’agence et surtout, de prévoir les imprévus. En vous y prenant à l’avance, vous vous éviterez les mauvaises surprises.
Comment savoir si l’agence va écouter ce que je veux ?
Vous êtes le client, l’agence va écouter ce que vous voulez ! Bien sûr, il faut se rendre compte que certaines demandes peuvent être compliquées à exécuter, que ce soit à cause d’un budget trop serré, d’un événement déjà prévu sur votre lieu de réception ou à cause d’une météo incertaine. Personne ne va vous promettre un événement en plein air sans neige au mois de janvier !
Tout ce qui est possible et réalisable, l’agence va vous aider à l’exécuter.
Le client est au centre des priorités de l’entreprise. Notre objectif est de vous rendre heureux et de vous offrir l’événement dont vous rêvez.
Quels sont les tarifs appliqués ?
Les tarifs varient selon le périmètre et la nature du mandat. Si l’agence organise tout votre évènement, vous ne payerez pas la même chose que si elle s’occupe seulement de l’animation.
Je ne connais pas encore mon budget, puis-je déjà faire appel à une agence ?
L’agence peut vous aider à établir un budget en accord avec votre capacité financière.
Pourquoi choisir Mandarine & Co ?
Le quotidien de Mandarine & Co, c’est une grande aisance sur la gestion de projets d’envergure. Des plannings et des offres claires.
Si vous nous confiez votre événement, vous savez où vous allez, vous êtes en confiance, vous pouvez vous appuyer sur nous.
L’ambition de Mandarine & Co est d’aller chercher l’innovation et la nouveauté pour que vos événements soient inoubliables. Ces innovations, nous les conjuguons en mode local grâce à des partenariats avec des entreprises de la région. Faire participer ses clients, ses collaborateurs à un événement crée du lien entre les gens.
Dans un monde dévolu au numérique, les moments de convivialité, les émotions partagées doivent être valorisés.
C’est dans l’ici et maintenant que l’on se rencontre, dans l’échange de sourires, dans le partage d’un « Wow !» face à un spectacle qui nous touche.
Les liens qui en découleront faciliteront les collaborations, les rapports commerciaux, les échanges… La vie.
Est-il possible de faire confiance et lâcher totalement l’organisation de mon projet ?
Créer un événement est comme construire une maison. Il faut d’abord avoir une certaine idée de ce que l’on veut, dessiner les plans avec l’architecte et aller tous les jours sur le chantier pour voir comment la construction avance. Vous pouvez confier l’organisation totale à une agence en détaillant exactement ce que vous voulez. Elle fera de son mieux pour rendre le tout possible et ressembler au maximum à votre idée. Mais n’oubliez pas que les imprévus sont très fréquents dans le monde événementiel et qu’il faut parfois s’adapter à des changements. Vous devez rester en contact avec l’agence pour valider ces imprévus et être sûr que ces modifications vous conviennent.
Je veux organiser moi-même mon projet, mais j’ai besoin d’aide.
L’agence peut vous conseiller sur votre projet sans toutefois l’organiser. Si vous n’avez besoin que de trucs et astuces, n’hésitez pas à aller fouiller parmi nos fiches événementielles (à venir).
Je veux organiser un événement privé, puis-je faire appel à Mandarine & Co ?
Mandarine & Co organise autant des événements privés que des événements grand public ou pour les entreprises, tels que des anniversaires, garden party, décorations de mariage...
Je veux organiser un événement professionnel, puis-je faire appel à Mandarine & Co ?
Mandarine & Co organise tout type d'événement professionnels ou grand public, tels que inaugurations, journées portes ouvertes, conférences, soirées de gala, soirées collaborateurs, réceptions...
Je veux organiser un évènement en dehors du Valais, est-ce que Mandarine & Co va m’aider ?
Mandarine & Co organise des événements également hors Valais. Alors n’hésitez pas à faire appel à elle.
Votre agence peut-elle m’aider à communiquer sur mon évènement ?
L’événement est en réalité l’aboutissement de votre stratégie de communication événementielle.
Chez Mandarine & Co, nous vous accompagnons tout au long de votre stratégie, en prenant compte de votre budget, de vos objectifs, de l’identité de votre entreprise/structure/association.
En effet, si votre événement est l’aboutissement de votre stratégie de communication événementielle, c’est qu’il y a bien des étapes à mettre en place en amont, pendant et après votre événement, selon le type d’événements et leurs envergures. Pendant l’événement, la communication peut passer par la prise de parole en public (qui nécessite une logistique spécifique selon le nombre de convives), par la gestion des vidéastes et ou photographes qui seront en charge d’immortaliser l’événement, par la mise en place d’une communication digitale dédiée, propre à l’évènement.
Comment communiquer mon évènement ?
La communication d’un événement est très complexe et ne se résume pas à poster sur les réseaux sociaux ou à faire de la publicité.
La communication passe d’abord par vous et l’agence événementielle, pour que chacun comprenne les besoins de l’autre.
Ensuite, l’agence va devoir communiquer avec chaque partenaires, collaborateurs et bénévoles du projet. En plus de la communication personnelle, la communication interpersonnelle n’est pas à négliger. Pour un événement grand public, tel qu’un festival ou une manifestation, la visibilité de votre projet doit être au coeur de votre organisation.
Les médias sont alors d’une grande aide. Les réseaux sociaux vous aideront à toucher encore plus de monde et surtout une autre catégorie de participants très dure à atteindre, les millenials.
Mandarine & Co peut vous aider à créer et augmenter la visibilité de votre événement. Si vous n’avez besoin que de trucs et astuces, n’hésitez pas à aller fouiller parmi nos fiches événementielles (à venir).